Как фирме избежать штрафа при выдаче денег
под отчёт сотруднику?

Как отсчитать деньги под отчет сотруднику так, чтобы потом не приходилось отсчитывать штраф в налоговую?

Коллеги и партнёры, давайте рассмотрим распространённый тривиальный пример: в офисе неожиданно кончилась бумага или конверты (или надо удочку купить в подарок человеку, которого пора проводить на пенсию) и вы, как руководитель (или вы, как бухгалтер) выдаёте офис-менеджеру или секретарю пару тысяч рублей на эти нужды.

Знакомо?

Бывает у вас такое? Или от вас на пенсию ещё никто не уходил, все прямо за компьютерами горят на работе?

Это называется авансовый отчёт, который ваш сотрудник должен сдать в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который эта сумма выдавалась.

Соответственно, к тому авансовому отчёту должны быть приложены подтверждающие документы: накладные, кассовые и товарные чеки.

То есть существует прямой запрет на выдачу новых «подотчётов», если нет закрытия предыдущего либо возврата в кассу предприятия взятых денег (либо оставшейся части денег и документов по истраченным). Это указание ЦБ РФ (№3210-У от 11 марта 2014 года).

Что будет за нарушение этого правила?

Однако, как часто бывает в этой стране, закон при этом не обозначает санкцию, то есть размер штрафа за такое нарушение. Но при этом есть уже сложившаяся практика.

Наша любимая налоговая служба штрафует организацию по п. 1 статьи 15.1 Кодекса об административных нарушениях на сумму от 40 до 50 тысяч рублей и дополнительно директора на сумму от 4 до 5 тысяч рублей, поскольку определяет, что компания неправомерно выдала наличные средства, что злостно нарушает порядок их хранения.

Помимо этого налоговики, скорее всего, суммируют ещё недостающие деньги и остаток по кассе. Как вы понимаете, в случае превышении суммы кассового лимита будет наложен ещё один штраф.

И что с этим делать?

Правда, данный штраф уже можно оспорить в суде и существует арбитражная практика на этот счёт (см. Постановление 9 ААС от 31 января 2013 года №09АП-34612/2012). Понятно, что постановления апелляции ещё не имеют статуса закрепления практики, как, скажем, кассация или «вышка», но ссылаться на это постановление в подобной ситуации однозначно стоит.

Самым простым способом, который может подойти в данной ситуации – это на основании Трудового кодекса РФ (в частности, ст. 137) попросту с согласия работника удерживать из его зарплаты. Для этого, правда, вы не должны забывать о составлении приказа об удержании подотчётных сумм в течение месяца после истечения срока возврата аванса.

Затруднения в бухгалтерском учете?

• Посоветуем консультанта с огромным опытом.
• Подскажем законные способы снизить налоговую нагрузку.
• Сформируем образцы идеально заполненной отчетности от имени вашей фирмы.

Во сколько это обойдется — и от каких трат убережет вас?
Давайте обсудим перспективы сотрудничества.

Заказ консультации

Отправляя форму, вы соглашаетесь с политикой защиты персональных данных

Оцените статью (голосов: 2, оценка: 5,00)